Что такое классификация документов это


виды, методы и способы классификации документов в организации

Любая компания ежедневно сталкивается с необходимостью обработки десятков, если не сотен различных документов. Их классификация становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. И чем больше поток документов, тем больше времени и трудозатрат требуется на то, чтобы его обработать. А если прибавить к «классическим» документам еще электронные письма и запросы, которые также требуют классификации и анализа, то задача усложняется в разы. Облегчить рутинную работу компании помогают интеллектуальные решения ABBYY.

Общие принципы классификации документов

Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:

  • организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
  • распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
  • информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
  • нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
  • коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.

На заметку

По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса[1].

Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.

Решения ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.

Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

Важно!

С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

  1. ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
  2. ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
    • классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
    • классификацию по содержанию документа.

    Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

  3. ABBYY Smart Classifier SDK — это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С его помощью можно автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае оно проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Если автоответа недостаточно, то при помощи решения запрос перенаправляется компетентному сотруднику. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде. Поток входящих запросов также анализируется, определяются темы запросов, профильные подразделения и сотрудники, ответственные за рассмотрение обращения. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.

Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.

Интеллектуальные решения ABBYY дают возможность избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. Решения способны автоматически распределять все документы по определенным категориям — содержанию, назначению, ответственному подразделению, отрасли и уровню секретности. Как утверждают специалисты, с применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

www.kp.ru

Виды и классификация документов. Классификация бухгалтерских документов :: SYL.ru

Современный человек, осуществляя деятельность в той или иной сфере, часто работает с различными документами. Какова специфика их классификации? Какова целесообразность выделения тех или иных самостоятельных категорий источников? Какова специфика подходов к классификации документов, сложившаяся на российских предприятиях?

Предмет классификации

Прежде чем говорить о подходах к делению источников на те или иные классы, полезно определиться с тем, что такое собственно понятие документа. Классификация документов предполагает определенный процесс ее осуществления. Что под ним склонны понимать современные исследователи?

Согласно распространенной трактовке, понятие документа может быть интерпретировано как отражение в той или иной устойчивой форме — печатной или компьютерной - сведений, значимых с хозяйственной, социальной, культурной, юридической или управленческой точки зрения. Имеет значение то, насколько соответствует источник этой информации критериям, принятым для конкретной сферы, в которой предполагается его использование.

Теперь становится понятно, что такие категории, как информация и документ, классификация документа, играют важнейшую роль в бизнесе и государственном управлении, в образовании и иных сферах деятельности человека. Использование определенных критериев отнесения источников к определенному классу придает устойчивость системе управления, программе образования, правовому и даже политическому режиму, облегчает доступ заинтересованных граждан к требуемым данным.

Критерии и признаки классификации документов, принятые в том или ином государстве или экономической отрасли, могут быть самыми разными. Рассмотрим те, что сложились в современной российской бизнес-практике. Для начала определимся с базовым термином, о котором идет речь.

Определение классификации

Что такое классификация документов? Она может рассматриваться как процесс и как явление. В первом случае под термином следует понимать процедуры отнесения источников к тому или иному типу на основе обобщающих признаков. Во второй трактовке классификация документов — это схема, в рамках которой реализуется процесс, о котором ведется речь в первом случае.

Критерии классификации

Выделение признаков, по которым те или иные источники обобщаются в классы, может осуществляться по разным основаниям. Все зависит от практики, которая сложилась в определенной отрасли документооборота. Основанием для классификации документов может быть характер сведений, содержащихся в них. Так, принято разделять информацию, которая присутствует в источниках, на три основные разновидности: ретроспективную, текущую и перспективную. Классификация документов может осуществляться на основании функций, которые выполняет источник. Спектр таковых — самый широкий. Есть коммуникативная, управленческая, справочная, правовая, культурная функция.

В рамках каждого класса документов чаще всего выделяются дополнительные категории источников. Например, если основание для их классификации — функция, то в числе тех документов, для которых свойственно ее выполнять — чаще всего это законы — могут формироваться дополнительные группы источников. Тем самым образуется система классификации документов. Например, в источники, выполняющие правовую функцию, могут входить нормативные акты, бухгалтерские, финансовые документы. Классификация нормативных документов также может предполагать их деление на дополнительные категории. Например, если речь идет о законах, то они могут быть федеральными, региональными или муниципальными.

Документы в бизнесе

В российской бизнес-практике классификация документов предполагает выделение двух основных групп источников. Какова их сущность? Во-первых, есть документы, отражающие общие вопросы деятельности организации, а также те, что относятся к управленческим активностям, и те, что отражают аспекты руководства предприятием. Их составление обычно не предполагает узкой специализации по должностям, но в отношении доступа к ним в фирме могут практиковаться различные ограничения.

Во-вторых, есть документы, которые касаются функций конкретных подразделений компании. Они могут касаться деятельности бухгалтерии, отделов сбыта, маркетинга, продаж, разработки и т. д. В этом случае их формирование может требовать как раз таки узкой специализации: маловероятно, что специалист по продажам или программист хорошо разбирается в тонкостях бухгалтерской документации.

Не считая двух основных групп источников, виды документов и их классификация в бизнесе могут быть предоставлены в широчайшем спектре разновидностей. Рассмотрим некоторые популярные интерпретации соответствующих подходов.

В российской бизнес-среде распространен такой критерий классификации документов, как их цифровой или бумажный статус. Несмотря на то что источник может иметь одинаковое содержание и в виде компьютерного файла, и в печатном формате, классифицируют его на два разных типа.

Подобная методология отчасти поддерживается законодателем: например, способы заверения подлинности цифровых и бумажных документов могут значительно отличаться. На распечатанных источниках нужно ставить подписи и печати, электронные же необходимо заверять посредством особых шифровых алгоритмов, называемых электронными подписями.

Источники могут быть классифицированы также по признаку адресата. В рамках данного критерия они могут быть личными или же коллективными (типовыми). Во втором случае они могут приобретать характер локального нормативного акта. Примеры подобных документов — штатное расписание, коллективный трудовой договор. К личным источникам может относиться служебная записка.

Принятая на российских предприятиях классификация документов в делопроизводстве также предполагает деление источников на разные типы в зависимости от уровня их подлинности. Документ может быть оригинальным, представленным в виде дубликата, в виде копии. Последняя, в свою очередь, может быть простой или же нотариально заверенной — юридическая сила источников в этом случае будет, скорее всего, разной.

Внутренние и внешние источники

Классификация документов в делопроизводстве на предприятии может предполагать их деление по признаку происхождения. Так, источники могут быть внутренними — сформированными в рамках структуры предприятия, или же внешними. К первым может относиться, например, приказ руководителя, служебная записка, та или иная должностная инструкция. Примеры документов второго типа — деловое письмо, коммерческое предложение.

Основной критерий отнесения документов к внутренним или внешним — юридическая самостоятельность организации. Она может не всегда коррелировать с экономической. То есть если источник сформирован одним ООО или АО и передается в адрес другого юрлица, он будет считаться для партнера внешним, даже если первая компания владеет контрольным пакетом акций во второй.

Бухгалтерская документация

В числе ключевых для бизнеса типов документов — бухгалтерские. Какие источники к нему относятся? Бухгалтерская документация — это совокупность оформленных в письменном виде свидетельств, подтверждающих факты осуществления тех или иных хозяйственных операций или же право предприятия участвовать в них. Классификация бухгалтерских документов, принятая на российских предприятиях, включает следующие критерии.

Во-первых, соответствующего типа источники могут быть классифицированы в зависимости от назначения. Так, документы могут быть распорядительными, носить оправдательный характер, оформительными или же комбинированными — сочетающими в себе несколько признаков.

Во-вторых, классификация бухгалтерских документов может предполагать их деление на первичные и сводные, в зависимости от порядка составления источников.

В-третьих, документы, относящиеся к бухгалтерским активностям, могут подразделяться на те или иные категории в зависимости от содержания операций. Так, источники могут быть материальными, связанными с денежными операциями, а также расчетными.

Назначение бухгалтерских документов

Выше мы отметили, что, в зависимости от назначения, документы бухгалтерского характера могут быть классифицированы на три основных типа: распорядительные, исполнительные и оформительные. Также есть источники, которые сочетают в себе признаки, характерные сразу для нескольких типов документов. Рассмотрим данную схему подробнее. Дело в том, что подобная классификация юридических документов распространена на российских предприятиях очень широко. Полезно будет изучить ее особенности.

К распорядительным источникам принято относить: приказы руководства, издаваемые менеджментом распоряжения и указания, а также оформляемые компетентными сотрудниками доверенности. Посредством данных документов структуры предприятия, ответственные за принятие важных управленческих решений, одобряют те или иные действия подчиненных подразделений или сотрудников, направленные на совершение хозяйственных операций. Но сведения, которые содержатся в распорядительных документах, обычно не фиксируются во внутренних бухгалтерских регистрах, так как фактов, касающихся непосредственного совершения хозяйственных операций, в них не содержится.

К исполнительным документам могут относиться такие источники, как товарная накладная, акт приемки, ордер, требование. Другое распространенное название данного типа источников — оправдательные. Составляются они в момент, когда хозяйственная операция непосредственно осуществляется. Сведения, содержащиеся в исполнительных документах, подлежат занесению в бухгалтерские регистры предприятия.

Есть источники, которые сочетают признаки, характерные как для распорядительных, так и для исполнительных документов. В числе таковых — платежная ведомость или, например, кассовый ордер.

Что касается оформительных источников, их основное назначение — подготовка учетных записей, отражающих факты, которые содержатся в распорядительных и исполнительных документах. К ним принято относить различного типа ведомости — накопительные, амортизационные, расходные, отражающие расчеты по нормативной себестоимости, а также различные типы справок.

Есть и иные основания для классификации документов в бухгалтерской отрасли. Так, распространена модель, в рамках которой те или иные виды документов и их классификация определяются бухгалтерами в зависимости от одного или нескольких признаков следующего спектра: назначение, содержание операций, объем средств в транзакциях, количество фиксируемых процедур, способ заполнения.

Специфика первичных документов

В числе важнейших документов бухгалтерского типа — первичные. В них фиксируются факты совершения тех или иных хозяйственных операций на предприятии. Данные документы свидетельствуют о том, что компания предоставила товар или оказала услугу, которые были оплачены. Выше мы отметили, что на российских предприятиях распространено деление источников на внутренние и внешние. Можно отметить, что классификация первичных документов отлично коррелирует с соответствующим критерием. Есть первичные документы внутреннего происхождения — сформированные штатными специалистами акты или счета, а есть источники внешние, которые направлены со стороны других юридических лиц. Это также могут быть счета, акты и иные требования.

Первичные документы относятся к категории исполнительных или оправдательных. Они лежат в основе бухучета. Данного типа документы — в числе базовых инструментов поддержания хозяйственной устойчивости предприятий. Существует ряд требований к их оформлению. Рассмотрим их.

Особенности работы с первичными документами

Первичные источники на российских предприятиях должны формироваться на русском языке. Они должны создаваться в устойчивой документальной форме — на бумаге или же в виде файла, размещенного на надежном носителе. Первичные документы должны быть оформлены на основе типовых форм, принятых в отрасли или рекомендованных ведомствами посредством тех или иных нормативно-правовых актов.

Ошибочные записи в первичных документах нельзя корректировать, прорисовывая правильные буквы или цифры поверх тех, что уже присутствуют на бумаге. Следует зачеркивать неверную информацию, а затем надписывать над ней правильный текст, а также оставлять предусмотренные правилами документооборота комментарии. При этом есть документы, которые нельзя корректировать без согласования с ответственными должностными лицами или руководством организации.

Как только первичный источник поступает в распоряжение бухгалтера, он должен быть проверен на предмет корректности формы, точности цифр, формулировок. Должны быть проверены все необходимые реквизиты. Бухгалтер, исследовав первичный документ и убедившись в его корректности, установленным образом вносит информацию, содержащуюся в нем, в регистры. На самом документе обычно ставится пометка об этом, чтобы не допустить повторного использования соответствующих сведений.

Хозяйственные операции подлежат фиксации в соответствующих регистрах согласно тому, в какой хронологической последовательности они совершались. Также в большинстве случаев бухгалтеру необходимо фиксировать сведения о хозяйственных процедурах на специальных счетах.

Первичные источники, относящиеся к категории денежных, должны помечаться специальными штампами: в зависимости от конкретной процедуры, соответствующие графические элементы могут содержать сведения о получении источников или об оплате товаров или услуг, о которых говорится в документе. Первичные источники должны храниться в бухгалтерии в течение периодов, установленных законодательством.

Первичные и сводные источники

Основные классификации документов, сложившиеся в российской бизнес-практике, предполагают также выделение в отдельную категорию сводных источников. Какова их специфика? Дело в том, что сводные документы формируются на основе первичных. Каким именно образом?

Первичные документы предполагают фиксацию каждой самостоятельной хозяйственной операции. Это может быть поступление тех или иных материалов в производственный цех, отгрузка готовой продукции потребителю, начисление зарплаты, иные операции с денежными средствами.

Те первичные документы, которые носят однородный характер по тому или иному признаку, объединяются в сводные источники. В большинстве случаев они выступают одним из элементов бухгалтерских регистров, о которых мы сказали выше. Пример сводного источника: журнал, ведомость, машинограмма. Регистры, если понимать под ними сводные источники, могут задействоваться с целью последующего анализа данных, касающихся хозяйственных операций.

Многообразие подходов

Мы рассмотрели особенности классификации документов, критерии которой сложились в российской бизнес-практике. Конечно, в других сферах могут быть приняты иные критерии. Классификация архивных документов, медицинских, исторических и иных источников может осуществляться по самым разным основаниям. Соответствующие критерии могут быть прописаны как на уровне официальных нормативно-правовых актов, так и в источниках, которые сформировались как элемент практики, сложившейся в той или иной сфере.

www.syl.ru

11.Понятие «Документ». Классификация документов.

Документ – текст на материальном носителе, составленный учреждением или должностным лицом, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Существует несколько классификаций документов в зависимости от их целей, задач, содержания и др. факторов. Наиболее значимым основанием для классификации документов является фактор адресации, в соответствии с которым выделяют служебные (внутренние) и официальные (внешние) документы.

Служебные (внутренние) документы регламентируют деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных. В зависимости от функций, содержания и сроков исполнения служебных документов выделяют следующие виды и жанры:

1. Личные: Автобиография , Анкета, Апелляция ,Биография , Доверенность, Резюме Характеристика

2. Распорядительные документы. Их основное назначение – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации обеспечивать реализацию поставленных целей и задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя к структурным подразделениям и работникам.

Постановление ,Приказ ,Протокол ,Распоряжение ,Решение ,Указание

3. Инструктивно-методические:

Должностная инструкция ,Инструкция

4. Административно-организационные:

Отчёт ,Устав

5. Информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, объяснительная записка, расписка, справка:

Официальные (внешние) документы фиксируют отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью. К официальным документам относятся: деловое письмо, договор, контракт.

12.Номенклатура дел организации. Индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*.

Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов.

Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел.

НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.

studfile.net

Лекция № 5 тема: Классификация документов

ПЛАН:

1. Номенклатура документов

2. Классификация документов

1. Номенклатура документов

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

а) предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

б) содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

в) закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

г) имеет справочное значение при изучении структуры организации;

д) является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

е) используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

ж) может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

2. Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы собственности и правовой организации.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Цель классификации документов:

1) повышение оперативности работы аппарата управления;

2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;

3) четкое распределение информации;

4) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2) повышение оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.

Разделение (различение) документов на группы предопределяет работу с ними. Документы классифицируются:

– по видам – организационно-распорядительные, справочно-информационные, по личному составу;

– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

– по содержанию – простые, сложные;

– по происхождению – официальные, личные;

– по месту происхождения – внешние, внутренние;

– по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,

конфиденциально), несекретные;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;

– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– по срочности – срочные, несрочные.

Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.

На основе классификации выстраиваются и типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:

1. Входящие – документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...»).

3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов – входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера, – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

studfile.net

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержаниюмогут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию.Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информациидокументы бываютписьменные(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),графическиеифото-, фоно-, кинодокументы.

По степени сложностидокументы классифицируют напростыеисложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласностиразличают документы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силедокументы подразделяют наподлинныеиподложные. Подлинные документы бываютдействительныеинедействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируются насрочныеинесрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождениюдокументы классифицируют наслужебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, иличные(письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранениядокументы делятся надокументы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранениядо 10 летисвыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы бываютинформационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, идирективные– обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документыиндивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальныедокументы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовымиявляются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретныедокументы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерныедокументы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета– способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица– документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

studfile.net


Смотрите также